より良いミーティング運営のために

ミーティングの質をあげるために、以下のことを全メンバーに促しています。

<aside> 💡 資料：議事録にはこのフォーマットを使用してください。 [フォーマットへのリンクは近日公開です！]

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ミーティングの最大人数は3人にしましょう。

ミーティングへの参加人数を制限することで、発言の機会を十分に持つことができ、それぞれが自分ごととして業務にあたることができます。ミーティング内で発言権が自分にもあると思うことで、プロジェクトに関わっているという意識が持てるようになります。3人にすることでそれぞれがエキサイトして欲しいという願いも込められています。もちろん、これは「Less is More」にもつながります。

目的とゴールを設定しましょう。

ミーティングはなぜ開催されるのでしょうか？このミーティングで得たいものは何でしょうか？ミーティングの目的を事前に・または冒頭で伝えておくようにしましょう。明確なゴールを持つことで、時間を最大限に活かすことができます。 ゴールの例：

• 同僚に業務内容をレビューしてもらい、フィードバックが欲しい
• 何か特定のお願いがある
• プロジェクトの概観・または詳細について認識を揃えたい
• ただただ話して繋がりたい！（コーヒチャット歓迎です！）

アジェンダを用意して臨みましょう。

これはプロジェクトに関するミーティングの際に特に重要です。ミーティングの目的を達成するために話すべきことは何でしょうか？それらに対してコメントや意見を用意して置けると尚良いでしょう。目的とともに、事前に・または冒頭でアジェンダを共有しておきましょう。これにより、さらに深い内容のディスカッションができます。ほんの数行でも、画像ひとつでもかまいません。ここで大切なのは、ミーティングのために準備がされており、他のメンバーの時間を尊重しているということです。

次のステップを定めましょう。

ミーティングの最後に、チームとして合意できたことは何か、タイムラインに沿ったプロジェクト進行のための次のステップは何かを確認しましょう。ファシリテーター役の人が、ミーティングの・ゴール・話した内容・決まったこと・そして次のステップを簡単にまとめるとよいでしょう。全員が次のアクションに納得できる状態にしましょう。

基本的なエチケットを守りましょう。